منذ بداية الأعمال التجارية الحديثة، كانت جداول البيانات على Excel الطريقة الرئيسية لتتبع الأصول الثابتة في الشركات. في الواقع، قد يعمل هذا في بداية نشأة العمل، ولكن مع نمو الأعمال، فإن الإدخال اليدوي سيتسبب حتماً في أخطاء لا حصر لها. وفي مثل هذا البيئة الصاخبة، تمتلك الشركات كميات هائلة من الأصول الثابتة التي تتطلب الكثير من الوقت وقوة العمل لإجراء الجرد وتتبع هذه الأصول الثابتة. تمثل الأصول الثابتة أكبر استثمار للشركة، من الأصول الثابتة الملموسة (مثل الأثاث) إلى الأصول الثابتة غير الملموسة مثل الملكية الفكرية. إذن، ما هي تكلفة استخدام جداول البيانات في إدارة الأصول الثابتة؟
مخاطر استخدام جداول البيانات في إدارة الأصول الثابتة
في الواقع، يمكن أن يؤدي الإدارة غير الفعالة للأصول الثابتة إلى العديد من الاختلافات، مثل وجود تقارير مالية غير دقيقة بسبب هامش الخطأ العالي، مما يؤثر بالتالي على النتيجة النهائية للشركة. لذلك، يعد نظام إدارة الأصول الثابتة الجيد أمرًا حيويًا لنجاح أي شركة حيث إنه يزيد من دقة الاستهلاك ويزيد من المدخرات ويحسن كفاءة الأعمال.
سأتحدث عن عيوب استخدام جداول البيانات وتأثيراتها السلبية على الشركة لأنه من المهم أن تكون الشركات على دراية بالمخاطر التي يصاحب استخدام جداول البيانات. بادئ ذي بدء، تحتوي جداول البيانات على هامش خطأ كبير (حوالي 30٪)، وتشمل تهديدات أمنية، ناهيك عن إمكانية اختراق البيانات والتلاعب بها إلى حد كبير.
التكاليف العالية لإدارة الأصول الثابتة غير الدقيقة: ما وراء العقوبات المالية
علاوة على ذلك، في العديد من الحالات، عندما تفشل الشركات في تتبع الأصول الثابتة المفقودة أو المهترئة بشكل صحيح، سيكون عليها التعامل مع أقساط تأمين عالية غير ضرورية. علاوةً على ذلك، تمثل جداول البيانات منطقة ساخنة للأصول الوهمية. الأصول الوهمية هي تلك الأصول المسجلة ولكنها لم تعد موجودة ويمكن أن تؤثر مرة أخرى على النتيجة النهائية للشركة. تؤدي هذه الأصول الوهمية إلى فقدان الإنتاجية والبيانات المالية غير الدقيقة التي تكلف الشركات الكثير من المال على مر السنين.
أما بالنسبة لاستهلاك الأصول الثابتة، فإن عواقب حساب الاستهلاك الخاطئ يمكن أن تكون مكلفة للغاية. نظرًا إلى وجود طرق عديدة لحساب الاستهلاك، فإن الأخطاء أكثر احتمالًا، مما يجعل المستخدمين بحاجة إلى تطوير وتطبيق صيغ دقيقة على جداول البيانات. أظهرت دراسة حديثة أن 1-5٪ من خلايا جدول البيانات تحتوي على أخطاء. يمكن أن تؤدي هذه الأخطاء إلى أنواع شديدة من التكاليف حيث يمكن تحميل الشخص المسؤول عنها، مما يؤدي إلى غرامات أو حتى السجن. ونظرًا إلى أن هذه الأخطاء تنعكس بوضوح في المستندات المالية للشركة، فإن الشركة تحتاج إلى تتبع الأصول الثابتة الخاصة بها بشكل صحيح لتجنب هذه العواقب المكلفة.
بالطبع، يمكن أن تؤدي إدارة الأصول الثابتة الموثوقة إلى وفورات مالية كبيرة من حيث خصومات الاستهلاك، ومع ذلك، فإن الممارسات السيئة لإدارة الأصول الثابتة تعرض دقة التقارير المالية للخطر، مما يؤثر سلبًا على النتيجة النهائية. لذلك، فإن الحصول على أعلى معايير دقة الاستهلاك وإدارة الأصول الثابتة السليمة سيؤدي إلى وفورات وكفاءة.
قيود جداول البيانات: لماذا يعد نظام إدارة الأصول الثابتة المخصص ضروريًا
عند التفكير في الأمر، في مثل هذا البيئة الصعبة، لم تعد جداول البيانات متعددة الاستخدامات. نظرًا لأن جداول البيانات هي أداة قديمة الطراز، حيث يتم إضافة الصفوف والأعمدة بشكل عشوائي، فإن ذلك يزيد من احتمال الأخطاء. غالبًا ما يكون من المستحيل معرفة مصدر المعلومات، مما يجعل من المحتمل للغاية حدوث أخطاء في الحسابات نظرًا إلى أن الصيغ يتم حسابها يدويًا، ومع نمو حجم جداول البيانات، تزداد الأخطاء أيضًا.
علاوة على ذلك، يستخدم العديد من الأشخاص جداول البيانات، مما يجعل من الصعب معرفة أي إصدار هو الأحدث ومن قام بتحديثه، مما يؤثر على سلامة البيانات. علاوةً على ذلك، تتعرض الأمان البيانات الحساسة والمهمة للخطر إلى حد ما نظرًا إلى أن أي شخص يمكنه الوصول إلى جدول البيانات وإجراء تغييرات عليه سواء كانت خبيثة أو حسنة النية.
ومع ذلك، فإن المحاسبة عملية تستغرق الكثير من الوقت وتتطلب الكثير من العمل لتغطية جميع جوانب المحاسبة من حيث الحسابات المستحقة الدفع والحسابات المدفوعة ومحاسبة التكاليف والرواتب وما إلى ذلك، ومع كل هذه المهام التي يجب إنجازها، يصبح من الصعب الحصول على بيانات دقيقة. لتجنب مثل هذه العقبات، يجب على المديرين معالجة هذه المشكلة وتنفيذ نظام إدارة الأصول الثابتة السليم. في هذا الصدد، طورت تراغينغ حلاً شاملاً للأصول الثابتة لتلبية احتياجات جميع أنواع الشركات والمؤسسات في جميع أنواع الصناعات.
لذلك، يجب أن تتساءل: “لماذا يجب أن أتوقف عن استخدام جداول البيانات؟”
لا تدع فوضى الأصول تعيق تقدمك. احصل على السيطرة باستخدام نظام قوي لإدارة الأصول الثابتة.
الفوائد التي لا تضاهى لنظام إدارة الأصول الثابتة المخصص
على الرغم من وجود بعض المزايا لاستخدام جداول البيانات، إلا أن هناك العديد من العيوب التي تفوق المزايا بكثير. بشكل أساسي، تصاحب استخدام جداول البيانات مشكلات تتعلق بالمساءلة وقابلية تتبع قاعدة الأصول الثابتة. ومع ذلك، مع نظام إدارة الأصول الثابتة الموثوق، تتوقف هذه المشكلات عن الوجود. سيوفر نظام إدارة الأصول الثابتة ما يلي:
- ضمان حساب استهلاك سهل ودقيق (دقة محسنة)
- ضمان تتبع دقيق للأصول الثابتة
- تقليل الوقت الضائع (تحسين تنظيم الأصول الثابتة وحفظ السجلات)
- وفورات مالية: توفير المال عن طريق التوقف عن دفع أقساط التأمين للأصول الوهمية
- الامتثال للتقارير: إنشاء تقارير تلقائية محدثة والقدرة على طباعتها
- تتبع موقع الأصول الثابتة بالإضافة إلى جميع أنواع المعلومات المتعلقة بالأصول الثابتة (اسم الشركة المصنعة، وتاريخ الاستحواذ، والرقم التسلسلي، وسجلات الصيانة، إلخ)
- تقليل السرقة: نظرًا لأن كل شيء مسجل، يمكن اكتشاف الأصول الثابتة المفقودة بسهولة كما يمكن تحديد المسؤول عنها مما يؤدي إلى وفورات كبيرة.
في حين أن جداول البيانات تُعتبر جزءًا لا يتجزأ من عمليات أي عمل تجاري، إلا أنها لا تزال تفشل في بعض الجوانب المتعلقة بتتبع الأصول الثابتة في العمل. إن التخلي عن استخدام جداول البيانات والانتقال إلى نظام إدارة الأصول الثابتة يمكن أن يؤدي إلى عائد كبير على الاستثمار.
بشكل أساسي، من خلال تنفيذ حل إدارة الأصول الثابتة، يمكن للشركات توفير مبلغ كبير من المال حيث ستتوقف عن دفع المدفوعات غير الضرورية وبالتالي ستعزز أرباحها الصافية. كما أنه سيمنح المديرين سيطرة كاملة على الأصول الثابتة وسيوفر لهم نظرة أساسية حول الأصول الثابتة. وبالتالي، يضمن تنفيذ برنامج إدارة الأصول الثابتة عملية دقيقة ويقضي تمامًا على الأخطاء.
لمزيد من المعلومات حول برنامج الأصول الثابتة من تراغينغ، يرجى زيارتنا على: www.trackingFixedAssets.com
